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Terminprioritäten

Ich habe seit längerem schon das Problem, dass ein Kalender mit festen Terminen und freien Zeiten nicht alle Informationen abbilden kann, die ich dokumentieren möchte: Problematisch sind Informationen, die zwar einen Zeitbezug haben, sich von daher also gut mit einem Kalender visualisieren lassen, jedoch keine Termine sind und damit nach den GTD-Regeln streng genommen nicht in einen (beziehungsweise den) Kalender gehören. Daneben gibt es Termine, die zwar im Prinzip feststehen, sich aber gegebenenfalls verschieben lassen. Dazu gehört zum Beispiel die tägliche Mittagspause.

Ausgehend davon ist mir eben folgende Priorisierung eingefallen, die ich hier einfach mal festhalten möchte:

  • 0 – free:Zu dieser Zeit liegt kein Termin vor.
  • 1 – informal: für Ereignisse, die im Kalender visualisiert werden, aber keine Termine sind (Feiertage, Geburtstage, eingeplante Arbeitszeiten, …)
  • 2 – tentative: Der Termin ist vorgesehen, kann aber gestrichen oder verschoben werden. (z.B. die tägliche Mittagspause) Aus Sicht der Terminplanung ist diese Zeit frei.
  • 3 – normal: Das ist ein ganz normaler Termin nach der GTD-Methode. Die Zeit ist eingeplant und belegt, Verschiebungen sollten vermieden werden.
  • 4 – important: Der Termin ist wichtig, eine Verschiebung ist nur mit viel Aufwand möglich und sollte vermieden werden.
  • 5 – ultimate: Der Termin steht definitiv fest und kann auf keinen Fall verschoben oder umgangen werden. (Sowas wie Prüfungen, der Weltuntergang oder der Besuch des Bundespräsidenten zwecks Übergabe der Weltherrschaft)

Dabei werden niedrige Prioritäten von höheren verdrängt.

Sechs Stufen sind eine ziemlich feine Auflösung, damit sollte sich dann aber wirklich alles abbilden lassen. Am gebräuchlichsten werden wohl die Prioritäten 0 (free) und 3 (normal) sein.

Der ist erstmal nur ein Konzept ohne Implementierung, aber ich werde diese Stufen testen und sehen, ob sie praktikabel sind.

Browser-basiertes "Getting Things Done" mit MonkeyGTD

Weil sich bei mir im Job immer mehr Aufgaben und Verantwortungsbereiche anhaeufen und das Jonglieren damit zur zunehmenden Qual wird, hab ich mich im Internet auf Softwarehilfen zur Implementierung von David Allens “Getting Things Done”-Methode umgesehen. Mein Favorit war schnell gefunden: MonkeyGTD, ein browser-basiertes Tool auf Basis von TiddlyWiki.

Die Vorteile:

  • browser-basiert (funktioniert prima mit Firefox) und damit plattformunabhaengig
  • Nur eine einzelne (zugegeben grosse) HTML-Datei, brauch lediglich einen Javascript-faehigen Browser
  • Datei kann lokal gehalten werden oder auch auf tiddlyspot.com oder eigenem Webserver online verfuegbar gemacht werden
  • fuer mich sehr angenehme Verwaltung der einzelnen Arbeitseinheiten von GTD (Actions, Projects, Areas)
  • einfache Bedienung durch Tiddlers (Miniseiten innerhalb des TiddlyWikis)
  • MonkeyGTD erstell beim Speichern selbst ein Backup von sich, dass nur noch manuelle archiviert werden muss
  • Backups und Upgrades koennen scheinbar ueber einen vorhandenes Plugin jeweils ohne viel Aufwand mit der aktuellen Version zusammengefuehrt werden (habe ich noch nicht probiert)

Einziger Nachteil, den ich bisher gefunden habe, ist, dass die Backupdateien mit der Zeit sehr viel Platz beanspruchen (bei knapp 500 KB pro einzelnem Backup).

Mein MonkeyGTD befindet auf einem USB-Stick, ich setze es seit knapp drei Wochen taeglich sowohl im Buero als auch daheim ein  (jeweils mit Firefox) und ich bin sehr gluecklich damit. Mein Arbeitstag mit seinen vielen Aufgaben und auch Ablenkungen wird zunehmend ueberschaubarer und handhabbarer, weil ich nichts mehr im Kopf behalten muss, ich deswegen mehr schaffe und ich trotzdem nichts vergesse.

Kalendertool gesucht

Ich vermisse es mal wieder: Mein Wunschkalendertool.

Folgende Eigenschaften soll es haben:

  • Frontend im Stil vom Google-Kalender. Erreichbar über jeden Browser.
  • Verfügbare Software, die ich auf meinem eigenen Server installieren kann und die mir alleinige Kontrolle über meine Daten gibt.
  • Das Backend kann Kalenderdaten in IMAP-Foldern verwalten. Das ist meine derzeitige Speicherform, die den Vorteil hat, dass ich kein zusätzliches LDAP- oder DAV-System installieren muss, sondern einfach mein E-Mail-Postfach verwenden kann.
  • Kostenlos und OpenSource.
  • Optional: Eine schicke API, mit der ich ggf. auch andere Tools wie z.B. einen Reminder anbinden kann. Das muss aber nicht sein, weil die Daten ja auch schon im IMAP-Folder gut lesbar vorliegen.

Sachdienliche Hinweise bitte in die Kommentare oder per Nachricht an mich.

Die Auferstehung des Zaurus: Anforderungen

Nach dem ersten Beitrag zu diesem Thema geht es nun um die Anforderungen, die ich an ein mobiles PIM-Gerät stelle. Natürlich beziehe ich mich an dieser Stelle wieder speziell auf meinen Zaurus, jedoch denke ich, dass auch für andere Geräte interessante Anregungen dabei sind.

Ich gehe dabei von drei Aspekten aus:

  • Benutzerfreundlichkeit (im Neusprech auch als Usability bekannt)
  • Sicherheit
  • Aktualität der Daten

Benutzerfreundlichkeit bedeutet dabei, dass sich die Software unterwegs gut bedienen lassen muss, also auf eine vorhersehbare Interaktion und gegebenenfalls auch eine stiftlose Bedienung zugeschnitten ist.

Wer gerade in der Stadt unterwegs ist, möchte nicht ständig den Blick auf dem Display haben, weil die Bedienschritte selbst bei Routineaufgaben ständig unerwartete Wendungen nehmen (einige Mobiltelefone sind mit dieser Interface-Krankheit geradezu verseucht) und auch nicht jedes Mal den Stift herausholen, um nachzuschauen, was am Tag noch ansteht oder einen Punkt auf der TODO-Liste abzuhaken. Das besonders kleine Display und eine mögliche Bedienung des Touch-Screens mit dem Finger müssen bedacht werden.

Genauso wichtig ist aber, dass die Anwendungen selbst auf ihren speziellen Verwendungszweck zugeschnitten sind. Eine Kalenderanwendung wird verwendet, um nachzuschauen, welcher Termin als nächstes ansteht oder um einen Termin zu vereinbaren. Dabei sehe ich immer wieder Anwendungen, die den Prozess der Terminvereinbarung eher behindern als unterstützen: Nicht nur, dass es keine Unterstützung zum Finden freier Termine gibt, häufig wird z.B. auch verlangt, dass erst einmal Betreff und Ort eingegeben werden, bevor es möglich ist, eine Zeit festzulegen. Hier wird missachtet, dass bei der Terminvereinbarung die Zeit im Mittelpunkt steht – die übrigen Metadaten lassen sich selbständig und im Nachhinein ergänzen. Gleiches passierte mir schon regelmäßig beim Anlegen von Kontakteinträgen: Es gibt nicht wenige Mobiltelefone, die zuerst die Eingabe des Namens verlangen, bevor eine Telefonnummer eingegeben werden kann. Wenn ich jedoch das Telefon heraushole, um eine Nummer zu speichern, ist es eben die Nummer, die mir zuerst und vor allen Dingen von meinem Gegenüber diktiert wird. Und diese Nummer möchte ich zuerst speichern können. Das sind Kleinigkeiten, die sich jeoch ganz massiv auf die Zweckmäßigkeit des Gerätes auswirken.

Wichtig für mich ist vor allem eine schnelle Übersicht der Dinge, an die ich zu dem Zeitpunkt denken sollte, zu dem ich auf meinen PDA schaue.

Sicherheit wird dann wichtig, wenn unbefugte Personen Zugriff auf meinen PDA erhalten. Sei es in einem unbeaufsichtigten Moment oder bei Verlust des Gerätes. Schlimmer als die Notwendigkeit, Hardwareersatz und die verlorenen Daten zu beschaffen ist nämlich der Umstand, dass diese Daten in fremden und sehr wahrscheinlich den falschen Händen sind.

Ebenfalls nicht zu verachten ist die Möglichkeit, dass man abends, nachts oder zu einer beliebigen anderen Zeit auf der Straße angehalten und zur Herausgabe seines Gerätes gezwungen wird. Mir ist das zum Glück noch nie passiert, aber bei der Entscheidung Hardware oder Gesundheit gewinnt eindeutig letztere. Wenn es dann möglich ist, die Daten zu entfernen oder wenigstens unzugänglich zu machen, verliert diese Situation an Schrecken.

Wie erreicht man das? Die Lösung setzt sich für mobile Datenträger und auch auf einigen Desktops mittlerweile schon durch: Sämtliche persönlichen oder sensiblen Daten sollten ausschließlich verschlüsselt abgelegt werden. Beim Einschalten des Gerätes muss eine PIN eingegeben werden (unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit), die den Crypto-Container freischaltet. Wer versucht, unbefugt an die Daten zu gelangen, wird nichts vorfinden, was von Nutzen ist. Da der Zaurus über einen SD-Port verfügt, bietet sich an, diesen Container auf einer SD-Karte abzulegen. So sind auch Datensicherungen sehr schnell gemacht, weil nur ein Image der SD-Karte gezogen werden muss. Einen halbwegs intelligenten Räuber kann man vielleicht sogar noch dazu überreden, auf die SD-Karte zu verzichten. So bleiben aktuelle Daten erhalten.

Grundsatz sollte auf jeden Fall sein, keine sensiblen Daten offen und unverschlüsselt zu lassen. Mit einer vernünftigen Verschlüsselung hat der PDA einen gewaltigen Vorteil gegenüber jedem low-tech-Papierplaner.

Aktualität der Daten muss durch entsprechende Synchronisationsverfahren gewährleistet werden. Nur wenn die Daten überall auf dem neusten Stand sind, kann man sich auch auf sie verlassen und auf deren Basis Entscheidungen treffen.

Der Zaurus, wie ich ihn beschrieben habe, hat zwei Schnittstellen: Den USB-Port und eine CF-WLAN-Karte.

Der USB-Port ist in ein Cradle integriert, das auch zum Aufladen des Gerätes verwendet werden kann. Beim Einstellen des Gerätes sollte also ein Abgleich sämtlicher Daten erfolgen. Wenn möglich, vollautomatisch. Auftretende Konflikte sollten an einem beliebigen Gerät gelöst oder später bearbeitet werden können. (Warum schließlich soll ich mich mit dem Mini-Display des PDA abmühen, wenn direkt daneben ein ausgewachsener Desktop-PC steht?)

Die Synchronisation mittels WLAN sollte ähnlich laufen, kann jedoch auch von unterwegs erfolgen. Zu beachten ist hier, dass es auch zu einem Abbruch der Verbindung kommen kann, also eine entsprechende Transaktionsverwaltung nötig ist.

Ziel der synchronen Datenhaltung ist, jede Information auch nur einmal eingeben zu müssen und sie trotzdem an jedem meiner PIM-Geräte zur Verfügung zu haben.

Fazit: Wer sich sein eigenes Handy oder einen handelsüblichen PDA betrachtet, wird schnell feststellen, dass keines der Geräte alle diese Aspekte erfüllt. Spätestens bei der Verschlüsselung wird auf aktive Sicherheit gesetzt und nicht beachtet, dass insbesondere Speichererweiterungen auch am System vorbei ausgelesen werden können. Benutzerinterfaces sind häufig nur verkleinerte Varianten eines Desktops und für kleine Touch-Screens oder die Bedienung mit nur wenigen Tasten ungeeignet. Auch die Synchronisation klappt in den wenigsten Umgebungen reibungslos. Es gibt viel Nachholbedarf, bis ein PDA wirklich effektiver ist, als ein Papierplaner und man mit solch einem Gerät Zeit spart.

KDE PIM: Kalenderreparatur

Ich habe mich vorgestern abend gefreut, dass doch tatsächlich noch eine Version 3.5.8 der KDE mit einer großen Menge von Bugfixes über den Debian Paketstream geliefert wurde. Leider kam dann gestern auch die Ernüchterung: Seit dem Update funktionierte mein Kalender nicht mehr.

Um auch von anderen Rechnern aus auf meine Kalenderdaten zugreifen zu können, benutze ich einen IMAP-Account zur Ablage der Kalenderdaten. Die einzelnen Einträge werden dabei im ical-Format in jeweils eine E-Mail gelegt. Ich finde das sehr praktisch, weil es sich gut speichern lässt, für IMAP eine Menge Bibliotheken vorhanden sind und man so auch mit anderer Software leicht zugreifen kann.Die Fehlermeldung war:

Damit das im Kontact verwendet werden kann, muss man im KMail einen Groupware-Ordner angeben, unterhalb dem dann die PIM-Daten (Kalender, Notizen, Kontakte und Journal) abgelegt werden. Seit der Version 3.5.8 (bzw nach den Newsgroups wohl schon ein wenig früher) hat sich diese Konfiguration wohl geändert, jedenfalls ist nun ein Eintrag notwendig, um zu kennzeichnen, welcher IMAP-Account für die Daten zuständig ist. Das musste ich von Hand nachpflegen.

Eine Anleitung, was dabei zu tun ist, gibt es in folgendem Foreneintrag: https://bugs.launchpad.net/ubuntu/+source/kdepim/+bug/139433/comments/7

Damit funktioniert mein Kalender nun wieder und ich kann mich auch wieder ordentlich organisieren. Nebenbei ist mir aber mal wieder aufgefallen, wie sehr man sich doch von der Funktion bestimmter Tools abhängig macht. Es wird Zeit, dass ich mir eine zweite Alternative für den Zugriff auf diese Kalenderdaten suche.

PIM-Synchronisation: Es könnte so einfach sein…

Für ein Projekt, über das ich später umfangreicher berichten werde, habe ich die Standards für das Speichern und Austauschen von Kalender- und Adressbuchinformationen recherchiert.

Dabei habe ich ohne viel Mühe Standards für folgende Aufgabenstellungen gefunden:

  • Ablegen beliebiger Objekte in zentralen Speichern, z.B. IMAP und LDAP
  • Darstellen von Visitenkarten (vCard)
  • Darstellen von Kalendereinträgen, TODOs, Journals und Austausch von Verfügbarkeitsinformationen (iCalendar)
  • Austausch von Kalenderinformationen (iTIP, iMIP)

Außerdem ein RFC, das sich mit dem Zusammenspiel dieser Protokolle beschäftigt.

Meine Fragen:

  • Warum ist es trotzdem nicht möglich, die PIM-Daten auf Handy, PDA und PC miteinander abzugleichen, einfach mal einen Termin zu verschicken oder die Aushandlung eines Termins meiner Kalenderapplikation zu überlassen?
  • Warum gibt es proprietäre Formate zum Austausch dieser Informationen?
  • Ist die Welt nicht schon kompliziert genug?

Wer Antworten hat, ist herzlich eingeladen, einen Kommentar abzugeben.